04 липня 2018 року керівник апарату Вікторія Попова провела виїзну робочу нараду у Малорязанцевській селищній раді з питань архівної справи та діловодства, в якій взяли участь начальник архівного відділу Кристина Хащенко, начальник відділу організаційної роботи Оксана Лізанець та головний спеціаліст архівного відділу Юлія Сергєєва.
Під час візиту представники райдержадміністрації ознайомилися із станом науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з особового складу, оглянули загальний стан приміщень селищної ради, обсудили питання подальшої співпраці щодо оперативного упорядкування документів фондоутворювача з секретарем ради Зоєю Белянською. Особливу увагу приділено організації роботи діловодства та діяльності експертної комісії: складу комісії, наявності положення про експертну комісію, веденню протоколів засідань.
Надані методичні рекомендації щодо ведення діловодства, в частині відповідності індивідуальної інструкції з діловодства до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» та використання її в роботі.
Також, особам, відповідальним за архівну справу надані методичні рекомендації з питань складання зведеної номенклатури справ, описів справ постійного зберігання та з особового складу, складання актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду та практична допомога по оформленню архівних справ. 
За підсумками наради обговорені шляхи подальшої співпраці з секретарем селищної ради Зоєю Белянською, зокрема, визначені терміни закінчення роботи з науково-технічного упорядкування документів НАФ та з особового складу, призначені відповідальні особи. Також обговорено попередню дату наступного виїзду з метою перевірки ходу упорядкування.
Крім того, Вікторія Попова обговорила із Зоєю Белянською питання організації роботи по підготовці пакету документів на дітей, які проживають у населених пунктах селищної ради, для присвоєння їм статусу таких, що постраждали внаслідок воєнних дій та збройного конфлікту.